Cómo ser Productivo y vencer la procrastinación

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Hoy en día está muy de moda el término procrastinar, que no quiere decir sino dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Palabra nueva para problemas de siempre. Hoy podemos leer y escuchar esta palabra en los temas de productividad y coaching. Es la muerte de los freelance, una de las principales luchas cuando no tienes jefe ni nadie a quien rendir cuentas pero sí plazos que cumplir. No se diga, de los millenials!

Se asegura que aplazar las tareas puede ayudar a la creatividad. Pero los expertos explican que sentir que tienes que hacer algo y ser incapaz de ponerte a hacerlo es una fuente importante de ansiedad en el trabajo. Aunque aún no se ha identificado como un problema grave, detrás de alguien que procrastina se encuentra el miedo al fracaso, a hacerte responsable de las consecuencias de tus decisiones y hasta problemas de salud como insomino, problemas gástricos y todos los problemas derivados del estrés. Aquí te presento nueve consejos para acabar con uno de los principales enemigos de tu productividad.

Aplica la regla de los dos minutos

Es muy simple: si la próxima tarea puedes hacerla en dos minutos o menos —quien dice dos, dice tres, cinco o diez—, hazla ya, aunque no sea urgente o prioritaria. Quítatela de encima. Esta regla aparece en el libro Getting things done del gurú David Allen y forma parte de uno de los métodos de gestión de actividades más populares. Te ayuda a tachar tareas de tu lista y a empezar por hacer las cosas sencillas y coger ritmo. Recuerda: si hacer la tarea te lleva menos tiempo que planificarla, hazla; si no, aplázala,

Evita las distracciones

Hay un gran problema en el mundo del trabajo de hoy que amenaza las carreras y el éxito de millones de personas: la tendencia a ser distraido continuamente pr interrupciones electrónicas. La invención de Smartphones provoca algo parecido al déficit de atención, Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube y miles de aplicaciones más, así como los videojuegos, están destruyendo nuestra capacidad de concentrarnos y terminar nuestras tareas más importantes. Además de otras distracciones como los emails, televisor, y muchas más. Hay dispositivos como Saent que te ayudan a silenciar las notificaciones mientras trabajas. Si eres freelance, plantéate seriamente unirte a un sitio de coworking —sin tele ni cocina—. También hay dispositivos como el Fidget Cube —un cubo para apretar y hacer click en botoncitos y ruedas que no activan nada, solo por el placer de hacerlo— que te ayudan a entretener a la parte de tu cerebro que se aburre y permite que las partes importantes estén concentradas.

Haz mindfulness

Para ayudarte con el punto anterior, dale al mindfulness (atención plena). Practicar esta técnica que te ayuda a concentrarte en el momento presente ayudará a que tu mente se centre en una sola tarea, evitando el multitasking (estar haciendo muchas cosas a la vez).

Los resultados son lo más importante

La palabra más importante para el éxito en los negocios y en la vida personal es resultados. Túdebes completar la tarea. Recuerda que todas las distracciones e interferencias que minan tu capacidad de iniciar y finalizar tus tareas, y por ende, minan tu potencial de éxito. Los hábitos básicos de gestión del tiempo, enfoque y concentración, requieren de práctica, disciplina y repetición. Primeramente, debes pensar en papel, organiza tus actividades, priorízalas, elabora un checklist (recuerda que un minuto de planeación ahorra 15 minutos de ejecución.

Antes de empezar, utiliza un método de segmentación de las tareas, de la siguiente manera: 1) Lo que tengo que hacer; 2) Lo que debería hacer; 3) Lo que sería agradable de hacer; 4) Lo que debes y puedes delegar; 5) y lo que debes eliminar.

Concéntrate en una tarea a la vez (Enfoque y Concentración)

Nuestro objetivo como personas productivas es lograr que todo lo que hacemos nos acerque a la consecución de nuestras metas. Como nuestras metas deben estar claramente definidas. Estoy refiriéndome a la Claridad. El punto es que no puedes dar en un banco si no lo puedes ver! Solo puedes atinar en algo si tienes Claridad y lo puedes ver!

Los expertos señalan que la sensación de control es fundamental para no sentirse abrumado y desbordado. Una vez que has establecido tus prioridades, elige la tarea número uno y comienza con ella en la mañana, antes que nada en tu lista.

Concéntrate en una tarea a la vez, la más importante, y continúa con ella hasta que esté cien por ciento terminada. Esta, es quizá la técnica más poderosa de gestión del tiempo. Requiere carácter, disciplina, fuerza de voluntad y determinación. Esta el una de las características de los hombres y mujeres de alto rendimiento. Es la clave para dar en el blanco.

“Las alturas alcanzadas y mantenidas por grandes hombres no fueron logradas por un vuelo repentino, sino que, mientas que sus compañeros dormían, ellos se esforzaban por subir durante la noche”.

En resumen, el éxito es el resultado de completar una tarea. En la vida no obtienes puntos o recompensas por completar una tarea en forma parcial, incluso si la completas al 95%. Tu reputación de gestión del tiempo, por iniciar y completar tareas importantes, pronto te convertirá en la persona clave a la que la gente acude. Quizá la habilidad más importante para el éxito en el trabajo es la confianza.

Fija plazos inaplazables

Los procrastinadores se caracterizan por disfrutar del placer de la recompensa inmediata, lo que les lleva a posponer las responsabilidades hasta el último momento. Dicen que les gusta trabajar bajo presión —deja de mentirte a ti mismo— y que rinden más cuando se acerca el plazo final. Por eso es buena idea autoimponerse fechas límite y convencerse de que son improrrogables. Si no tienes una fecha definida, todo se diluye y se vuelve abstracto en nuestra mente y corres el riesgo de “dejarlo para más tarde” por siempre jamás.

Terminado es mejor que perfecto

Insistir en mejorar algo puede llevarte a estancarte. Es más recomendable que dejes varias tareas al 80% que centrarte en terminar una al 100%. Tu percepción es muy distinta cuando sientes que tienes tres tareas bien hechas que cuando sientes que tienes una perfecta y dos sin empezar. En ese caso, aumenta tu nivel de estrés y tienes la sensación de estar más al límite. La también psicóloga laboral Elisa Sánchez advierte de no sucumbir a la Ley de Parkinson, que dice que “todo el trabajo se dilata indefinidamente hasta completar todo el tiempo disponible para su completa realización”. Es decir, no ocupes una tarde entera en hacer una tarea que podrías hacer en dos horas si solo tuvieras dos horas.

Gestiona tu energía, no tu tiempo

Deja de comprarte agendas —¿cuántas tienes que no pasaron de febrero?—. No porque tengas más herramientas para organizarte rindes más: sólo estarás ordenando mejor todas las tareas que estás dejando para después. Gestiona tu energía para aprovechar tu tiempo de forma realista. Es decir, localiza los momentos del día en que rindes más y te sientes despierto e inquieto, empieza por las tareas más difíciles: Sánchez recomienda programar las tareas que requieren más concentración en tus horas más productivas e ir revisando si cumples con los plazos para cada pequeña labor.

Ponte en acción

Cuando das el primer paso en el camino hacia tu met, tres cosas suceden simultáneamente. Primero, de inmediato recibes retroalimentación que te permite corregir el rumbo, asegurándote que te mueves lo más rápido posible a la meta, obtienes más ideas para las acciones siguientes y eso te permitirá avanzar más rápido, y tu autoconfianza aumenta de inmediato, te sientes más poderoso y positivo.

Aunque intentemos engañarnos a nosotros mismos con la idea de que trabajamos mejor bajo presión, lo cierto es que hay otros muchos motivos mentales y emocionales que nos impiden ponernos a hacer las tareas con tiempo. Tal vez la tarea no está alineada con los objetivos —no sabes muy bien por qué tienes que hacerla— o no percibimos la ventaja de realizarla y por esto nuestra motivación disminuye.

Querer hacer varias cosas a la vez tampoco nos ayuda a concentrarnos y los bloqueos emocionales, como el miedo al fracaso, un perfeccionismo excesivo o baja autoconfianza son otras causas frecuentes.

Sólo serás realmente exitoso y Feliz cuando te vuelvas Excelente en algo. Puedes alcanzar la meta más grande de tu vida si das un paso a la vez. Así que empieza a dar pasos de inmediato.

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